La configuration de votre entreprise consiste à saisir vos données, telles que la fréquence de rémunération, les règles de rémunération personnalisées et plus. Pour configurer les paramètres de votre entreprise, allez dans le menu de gauche et cliquez sur Settings.
Company Profile - Profil de l'entreprise
Le Company Profile (profil de l'entreprise) contient toutes les informations spécifiques au compte, telles que les détails de votre paiement, la date d'expiration et le nom de votre entreprise.
Le Corporation Profile (profil de la société) est l'endroit où vous pouvez saisir les détails de votre société. La plupart des informations sont saisies lors de l'inscription, mais vous pouvez toujours les modifier ou les compléter en saisissant les nouvelles informations et en cliquant sur Update. N'hésitez pas à saisir un alias de société (un nom abrégé pour votre société) pour aider vos employés à se connecter à PayChequer.
Le Payments Profile (profil des paiements) contient les informations bancaires associées à votre compte. Pour commencer à ajouter un compte, cliquez sur le bouton +ADD, comme indiqué ci-dessous. Une fois qu'un compte est ajouté, vous le verrez comme une option sélectionnable dans la liste déroulante. Pour des instructions complètes sur la configuration de ePay, veuillez consulter notre guide ici.
La configuration de ePay pour votre compte prend généralement 5 jours ouvrables. Par conséquent, nous vous recommandons de commencer cette procédure au début du processus de configuration afin de vous donner le temps de rassembler tous les documents dont vous aurez besoin.
L'onglet Account Details (détails du compte) affiche d'autres détails du compte, tels que votre dernière connexion, votre date d'expiration et d'autres informations.
Payroll Options - Options de la paie
Les Payroll Options (options de paie) sont l'endroit où vous pouvez définir vos paramètres de paie, tels que la fréquence de paie, l'année de paie, votre configuration GL et plus encore.
Dans System Options (options du système), vous pouvez définir la fréquence des paiements et des remises de votre entreprise. Veillez à saisir votre fréquence de versement conformément à l'ARC afin que nous puissions effectuer les versements à temps pour vous (si vous configurez ePay). Ici, vous pouvez également définir votre préférence pour l'entrée des feuilles de temps, soit quotidiennement/daily (en entrant les heures par jour), soit en bloc/bulk (en entrant le total des heures travaillées pour le cycle de paie).
L'onglet G/L sert à configurer votre grand livre. Vous devrez revenir ici si vous vous intégrez à un programme de comptabilité.
L'onglet Cheque Layout (mise en page des chèques) vous permet de configurer les chèques qui seront imprimés sur chaque cycle de paie (le cas échéant). Si vous avez l'intention d'imprimer des chèques et des bulletins de paie, assurez-vous de visiter cet onglet pour modifier la mise en page afin de mieux répondre à vos besoins.
Dans l'onglet PIN Security (sécurité du PIN), vous pouvez configurer un PIN qui sera nécessaire pour finaliser chaque transaction pour le compte. Il doit être composé de 6 chiffres. Cette fonctionnalité est disponible sur tous les plans payants.
Pour modifier l'année de paie, allez dans cet onglet (Payroll Year) et sélectionnez l'une des années disponibles dans le menu déroulant (et n'oubliez pas d'enregistrer en cliquant Save !).
Pay Rules - Règles de paie
Les règles de rémunération sont l'endroit où vous allez configurer les déductions, les avantages, les gains, les règles de l'entreprise (C-B, ON et QC seulement) et les vacances.
Si vous avez des avantages ou des déductions que vous devez ajouter à vos employés, visitez l'onglet correspondant (Benefits/Deductions) pour les créer. Pour des instructions complètes sur la création de règles personnalisées, consultez notre guide ici pour les gains personnalisés, et ici pour les avantages et déductions personnalisés.
Si vous devez configurer l'ISE pour l'Ontario ou la Colombie-Britannique, ou la CNESST au Québec, allez à Company Rules (règles de l'entreprise). Si vous ne voyez pas la règle d'imposition de l'employeur que vous cherchez à configurer, veuillez nous contacter. Pour plus d'informations sur la mise en place de ces taxes, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Pour accumuler/libérer un pourcentage de vacances autre que les 4/6/8% par défaut, vous pouvez aller dans l'onglet Vacation (vacances) pour créer une nouvelle règle. Pour plus d'informations sur la configuration des vacances, veuillez consulter cet article.
Prochaines étapes
Si vous passez d'un autre prestataire de services de paie à PaymentEvolution, vous voudrez bien suivre les étapes suivantes de l'article Changement de prestataire de services de paie afin de rendre la transition aussi facile que possible. Ou, vous pouvez également retourner à notre Guide de démarrage.