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L'une des fonctions les plus puissantes de la Paie est la possibilité de personnaliser la façon dont les déductions, les avantages et les gains supplémentaires sont calculés et imposés.  

Pour déterminer si un avantage ou une déduction est assujetti à l'impôt ou à une retenue, veuillez consulter le guide de l'Agence du revenu du Canada intitulé Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables. 

 

Aperçu

Pour tirer parti de ces règles de rémunération personnalisées, vous devez d'abord créer la règle, puis l'appliquer individuellement aux employés concernés. 

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Avantages personnalisés 

Supposons que votre entreprise souhaite offrir à certains employés un abonnement à un centre de conditionnement physique dans le cadre de leur emploi régulier. En général, un abonnement à un centre de conditionnement physique, s'il est payé directement au centre au nom de l'employé, est assujetti à l'impôt fédéral et/ou provincial (il s'agit d'avantages imposables), au RPC (il ouvre droit à pension) et à l'AE (il n'est pas assurable). Ils sont hors caisse lorsqu'ils sont versés directement au gymnase.  Demandez à votre comptable ou à l'ARC des précisions sur la règle à suivre.  

Pour établir cet avantage personnalisé, suivez les étapes suivantes : 

  1. Allez à SETTINGS > PAY RULES > BENEFITS et cliquez ADD NEW RULE.  

  1. Name/Nom - Donnez un nom à votre règle - par exemple, Adhésion à un club de gym. Cette description sera utilisée dans le système pour suivre les montants et sera utilisée sur les fiches de paie de vos employés pour décrire ce poste dans leur paie.  

  1. Description - entrez une description pour votre référence  

  1. Cochez ENABLED pour que la règle soit exécutée dans chaque cycle de paie.  

  1. Code GL - si vous souhaitez attribuer un code de grand livre personnalisé à cet avantage, allez-y et entrez les chiffres. Ce code doit correspondre au plan comptable utilisé dans votre grand livre et/ou votre programme de comptabilité. Si vous attribuez un code GL personnalisé, les montants indiqués ici peuvent être exportés vers votre programme de comptabilité après la refonte de la carte.   

  1. T4 Box/Case T4 - Attribuez une case pour votre T4/T4A si nécessaire, autre que la case 14.  

  1. Provincial Box/Case provinciale - Attribuez une case pour votre RL-1, si nécessaire, autre que la case A.  

  1. CPP/RPC - si vous cochez la case, le montant sera assujetti aux calculs du RPC. Dans notre exemple, cette case doit être cochée parce que nous voulons que le montant soit assujetti aux calculs du RPC.   

  1. EI/AE - en cochant la case, le montant est assujetti aux calculs de l'AE (dans notre exemple, cette case ne doit pas être cochée pour que les avantages liés à l'adhésion à un club de gymnastique ne soient pas assujettis aux calculs de l'AE, conformément aux lignes directrices de l'Agence du revenu du Canada sur les avantages imposables autres qu'en espèces). 

  1. Fédéral - en cochant cette case, le montant est soumis à l'impôt fédéral (ce qui augmente le brut imposable de l'employé). Dans cet exemple, elle doit être cochée.   

  1. Prov - en cochant cette case, le montant est assujetti à l'impôt provincial ou territorial. Dans notre exemple, cette case doit être cochée.   

  1. Non Cash/Non monétaire - cochez cette case s'il s'agit d'un avantage non monétaire.  Cela signifie que vous ne donnez pas l'argent directement à l'employé, mais à un tiers en son nom.  Les avantages non monétaires ne sont pas exportés vers des programmes de comptabilité.  Dans notre exemple, nous payons directement le club de gym, il s'agit donc d'un avantage non monétaire.  

  1. Vacationable/Possibilité de vacances - en sélectionnant cette option, cet avantage sera soumis aux montants du calcul des vacances.  Dans notre exemple, cette option n'est pas cochée. 

 

Voici à quoi devrait ressembler votre écran :    


 

Ajouter aux employés

Une fois la règle créée, allez dans EMPLOYEES>PROFILE>PAYROLL et cliquez sur la section BENEFITS et sélectionnez ADD BENEFIT +.
L'avantage apparaît alors dans les règles pour l'employé et vous pouvez entrer un montant, en dollars ou en pourcentage (qui peut être différent pour chaque employé).  Sauvegardez-la et elle sera exécutée chaque fois que vous ferez la paie. 
Note** Souvent, l'abonnement à une salle de sport correspond à une prime mensuelle.  Vous devrez connaître le montant par cycle de paie (selon les directives de l'ARC).   

Pour obtenir ce montant, voici la formule :  

Taux mensuel x 12/ nombre de paies par an.  

Ex : notre taux mensuel est de 50 $ et notre période de paie est aux deux semaines.  

50x 12= 600 $/an.  Divisez 600 $ par 26 (toutes les deux semaines) = 23,08 $ par cycle de paie.  Entrez 23,08 $ dans le montant en dollars dans cet exemple. 

 

Retenues personnalisées  

Essayons maintenant un autre exemple - cette fois-ci une déduction. Nous voulons déduire les primes d'une police d'assurance-vie pour nos employés (ce sont les employés qui la paient). Le montant que nous déduisons doit provenir du salaire NET des employés (c'est-à-dire après tous les calculs d'impôts). Pour configurer la déduction, suivez les instructions suivantes :

  1. Allez dans le menu SETTINGS et sélectionnez PAY RULES 

  1. Cliquez sur l'onglet DEDUCTIONS et ajoutez une nouvelle règle.  

  1. Name/Nom - Donnez un nom à votre règle, par exemple Police d'assurance-vie payée par l'employé - ce nom apparaîtra sur les fiches de paie des employés et dans vos rapports.   

  1. Description - entrez une description pour votre référence  

  1. Code GL - si vous souhaitez attribuer un code de grand livre personnalisé à cet avantage, allez-y et entrez les chiffres. Ce code doit correspondre au plan comptable utilisé dans votre grand livre et/ou votre programme de comptabilité. Si vous attribuez un code GL personnalisé, les montants indiqués ici peuvent être exportés vers votre programme de comptabilité après avoir été réaffectés.   

  1. Cochez ENABLED pour que la règle soit exécutée à chaque cycle de paie.  

  1. Reduce Pensionable/Réduire les droits à pension - si vous cochez cette case, le montant brut sur lequel le RPC est calculé sera réduit du montant de la retenue.  

  1. Reduce Insurable/Réduire l'assurabilité - en sélectionnant cette case, le montant brut sur lequel l'AE est calculé sera réduit du montant de la retenue.  

  1. Reduce Tax/Réduire l'impôt - si vous cochez cette case, le montant brut de l'impôt sur le revenu sera réduit par le montant de la retenue.  

  1. Non-cash/Non monétaire - Cela signifie qu'aucun argent ne sera réellement retiré à l'employé. 

 

Voici à quoi ressemblerait votre écran si vous ajoutez cette règle : 

 

Allez-y et ajoutez aux employés un montant en dollars/pourcentage par cycle de paie, comme pour les avantages.

 

Custom benefit and deduction combinations  

Utilisons maintenant une combinaison d'avantages et de règles de déduction pour créer un avantage et une déduction partagés par l'entreprise.  Par exemple, votre entreprise offre à vos employés une assurance santé/dentaire dont chacun paie 50 % des primes.  

Voici comment entrer dans le système : 

  1. Allez dans le menu SETTINGS et sélectionnez PAY RULES  

  1. Cliquez sur l'onglet DEDUCTIONS et sélectionnez ADD NEW RULE.   

  1. Remplissez toutes les informations nécessaires pour la partie de l'employé.  

  1. Sauvegardez la règle.  

  1. Allez dans l'onglet BENEFITS et sélectionnez ADD NEW RULE.   

  1. Remplissez toutes les informations nécessaires pour la partie Employeur.  

  1. Sauvegardez la règle.  

  1. Allez dans Employees>Edit Profile et naviguez dans les onglets Benefits/Deductions.

  1. Sélectionnez la règle et cliquez sur Add

  1. Entrez le montant que chacun paie à chaque cycle de paie et sauvegardez. 

Note** Souvent, un régime de soins de santé/dentaires comporte un montant de prime mensuel.  Vous devrez connaître le montant par cycle de paie (selon les directives de l'ARC). 

Pour obtenir ce montant, voici la formule :  

Taux mensuel x 12/ # de paies par année.  

Ex : notre taux mensuel est de 100 $ et notre période de paie est aux deux semaines.  

100 * 12 = 1200 $/an.  Divisez 1200 $ par 26 (toutes les deux semaines) = 46,15 $ par cycle de paie.   

Comme vous payez chacun la moitié de ce montant, inscrivez 23,075 $ sur le montant de l'avantage et de la retenue. 
 
 
Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont vous pouvez utiliser nos règles de paie pour définir des avantages et des déductions personnalisés pour vos employés. Si vous avez des questions sur les implications fiscales de divers avantages et déductions, veuillez consulter votre conseiller fiscal ou votre comptable ou l'un de nos spécialistes de la paie. 

 

Voici une VIDÉO de la façon d'ajouter et d'utiliser des avantages et des déductions personnalisés (*anglais)

 

 

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