Passez en revue votre YTD (Year To Date)
Commencez par aller dans Actions > Year End pour lancer le processus T4.
La liste de contrôle de fin d'année s'affiche. C'est votre guide pour effectuer toutes les actions nécessaires pour créer, distribuer et déposer vos feuillets d'impôt.
Naviguez jusqu'à Review YTD. Vous verrez un aperçu des membres de votre personnel et de leurs chiffres depuis le début de l'année.
Votre sommaire YTD a été créé automatiquement, cliquez pour le consulter à l'écran ou utilisez l'ellipse de l'en-tête pour le visualiser en XLS.
Remarque : les fichiers à l'écran et XLS sont destinés à être visualisés UNIQUEMENT. Toute modification apportée au fichier XLS ne sera PAS enregistrée.
Générer vos feuillets T4
À l'écran de la liste de contrôle, sélectionnez Generate T4.
Une liste de membres du personnel s'affichera avec les champs T4 pertinents pré-remplis pour vous.
Utilisez la barre de défilement inférieure pour vous déplacer dans la grille. L'employé et le SIN (NAS) resteront affichés.
Utilisez le menu d'ellipses en haut à droite de la vue de la grille pour effectuer l'une des actions suivantes
Add Box (Ajouter une case) - Si vous devez déclarer des montants personnalisés sur les feuillets T4 des employés, utilisez cette fonction pour ajouter un numéro de case personnalisé pour déclarer ces montants.
Change Box (Changer de case) - Vous avez attribué par erreur des montants à un mauvais numéro de case dans vos règles de paie, mais vous avez fait d'autres changements manuels et vous ne voulez pas tout réinitialiser ? Ce champ vous permettra de modifier et d'attribuer les valeurs d'une boîte à une autre.
Excel Report (Rapport Excel) - Téléchargez une copie MS Excel des valeurs affichées à l'écran. Remarque : tout changement effectué dans le fichier XLS ne modifiera pas les feuillets T4.
Reset All T4s (Réinitialiser tous les T4) - Régénérez vos T4 à partir des enregistrements YTD de vos employés. Toute modification manuelle que vous avez apportée aux feuillets sera supprimée si vous sélectionnez cette option.
Select T4s (Sélectionner les T4) - Sélectionnez plusieurs employés pour effectuer d'autres actions.
Utilisez le menu d'ellipses à la fin de chaque ligne d'employé pour effectuer l'une des actions suivantes :
View Full Slip (Afficher la fiche complète) - Affichez une version plein écran de la fiche de cet employé.
Edit Address (Modifier l'adresse) - Modifiez l'adresse de l'employé. Cette modification s'appliquera également au profil de l'employé.
Edit Exemption (Modifier l'exemption) - Modifiez les étiquettes d'exemption du RPC/RRQ, de l'AE ou du RQAP.
Exclude (Exclure) - Supprimez ce feuillet de vos dossiers. Cela ne supprimera aucune donnée dans le système pour cet employé, seulement le feuillet.
Reset to Defaults (Rétablir les valeurs par défaut) - Régénérer seulement ce feuillet à partir du YTD (CDA) de l'employé.
Full Slip View (Afficher la fiche complète)
Vous préférez la vue individuelle des feuillets complets pour chaque employé ? Utilisez la liste déroulante à côté de Tous les T4 des employés pour changer la vue.
Utilisez le menu déroulant des employés ou les barres de navigation droite/gauche pour passer à un autre employé.
Effectuez et enregistrez les modifications nécessaires.
Add a Slip (Ajouter un feuillet)
L'ajout d'un feuillet pour un employé qui a payé pendant l'année d'imposition, mais qui n'a jamais été ajouté à votre compte, ne peut se faire qu'à partir de la vue du feuillet complet. Cliquez sur le point de suspension en haut à droite de n'importe quel feuillet et sélectionnez Add New T4 (Ajouter un nouveau T4).
Remplissez toutes les cases selon les besoins et sauvegardez. Ce feuillet sera maintenant ajouté à votre Sommaire.
Pour compléter vos T4, revenez à All Employee T4s des employés à partir de vos options d'affichage.
Choisissez Approve (#) Slips (d'approuver les feuillets) pour passer au sommaire de votre entreprise.
Générer votre sommaire T4
Une fois que vous avez rempli vos feuillets, l'étape suivante consiste à générer votre résumé d'entreprise.
Remplissez les informations indiquées ci-dessous. Prêtez attention aux conseils des outils, car ils peuvent vous aider à trouver les informations dont vous avez besoin.
**Le total reçu par l'ARC peut être trouvé en se connectant à Mon dossier d'entreprise de l'ARC, en cliquant sur Payroll et ensuite sur Account Balances. Vous devrez saisir le montant que l'ARC a déclaré avoir reçu pour l'année fiscale, même si PaymentEvolution a effectué des versements en votre nom. Une fois la saisie effectuée, le montant qui vous est dû sera calculé automatiquement.
Si vous avez un montant dû ou un remboursement dont vous n'êtes pas sûr qu'il soit correct, veuillez nous contacter avant de le soumettre à l'ARC. Notre équipe peut vous aider à trouver les raisons courantes pour lesquelles cela peut se produire ou un spécialiste de la paie peut être engagé (des frais s'appliquent) si vous avez besoin d'une enquête.
Cliquez sur Continue une fois terminé.
Déposer vos feuillets T4 et votre sommaire
Après avoir rempli les feuillets et le résumé, vous devez les soumettre à l'ARC. Vous aurez 3 options disponibles.
Automatic Submission (Soumission automatique) - Les soumissions sont faites à l'ARC en votre nom. Il s'agit de la façon la plus rapide et la plus facile de produire vos feuillets d'impôt auprès de l'ARC. Remarque : des frais de soumission s'appliquent.
Online Submission (Soumission en ligne) - Téléchargez un fichier XML et connectez-vous à l'ARC pour télécharger vous-même les fichiers. Vous obtiendrez un numéro de confirmation après le téléchargement. Veuillez conserver ce numéro pour la finalisation de vos T4.
Manual Submission (Soumission manuelle) - Téléchargez un fichier PDF des feuillets et du résumé pour les envoyer manuellement à l'ARC (c'est-à-dire par courrier postal).
Une fois que vos T4 ont été déposés auprès de l'ARC, publiez-les pour que les employés y aient accès par l'intermédiaire de PayChequer.
Conseil
Si vous avez produit les feuillets manuellement et que vous n'avez pas utilisé le service de soumission automatisée, vous aurez besoin de votre numéro de soumission de l'ARC afin de publier les feuillets T4 à votre personnel. Vous pouvez trouver votre numéro de confirmation en ouvrant une session dans Mon dossier d'entreprise de l'ARC.
Allez à Payroll dans le menu de gauche et sélectionnez le compte RP.
Dans la section Afficher/View, cliquez sur Afficher les détails du retour/View Return Details.
Faites défiler la page et vous verrez une liste des déclarations soumises. Notez le numéro de soumission de la déclaration dont vous avez besoin et inscrivez-le sur vos feuillets de fin d'année à publier pour les employés.