Cet article concerne les T4, mais pour d'autres requêtes de documents fiscaux, nous avons compilé une liste de guides connexes :
Consultez le résumé de votre cumul annuel (YTD)
A. Commencez par aller dans Actions.
B. Cliquez ensuite sur Year End pour lancer le processus T4.
La liste de contrôle de fin d'année sera affichée. Il s'agit de votre guide pour accomplir toutes les actions nécessaires à la création, à la distribution et au dépôt de vos feuillets fiscaux.
C. Cliquez sur Review YD.
Vous avez maintenant un aperçu des membres de votre personnel et de leurs chiffres depuis le début de l'année.
Votre YTD Summary a été créé automatiquement. Cliquez pour le consulter à l'écran ou utilisez les points de suspension dans l'en-tête pour le consulter en format XLS.
Remarque : l'écran et le fichier XLS sont destinés à être consultés UNIQUEMENT ; toute modification apportée au fichier XLS ne sera PAS enregistrée.
D. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Continue.
Générer vos feuillets T4
E. Sur l'écran de la liste de contrôle, sélectionnez Generate T4.
Une liste de membres du personnel sera affichée et les champs pertinents du feuillet T4 seront remplis à l'avance.
Utilisez la barre de défilement inférieure pour vous déplacer dans la grille, l'employé et le NAS resteront épinglés.
F. Utilisez le menu ellipses en haut à droite de la grille pour effectuer n'importe quelle action.
Voici les options qui s'offrent à vous :
Add Box: Si vous devez déclarer des montants personnalisés sur les feuillets T4 des employés, utilisez cette option pour ajouter un numéro de case personnalisé pour declarer ces montants.
Change Box: Vous avez attribué par erreur des montants au mauvais numéro de case dans vos règles de paye, mais vous avez fait d'autres changements manuels et vous ne voulez pas tout réinitialiser ? Ce champ vous permet de modifier et d'attribuer les valeurs d'une boîte à l'autre.
Excel Report: Téléchargez une copie MS Excel des valeurs affichées à l'écran. Remarque : tout changement effectué dans le fichier XLS ne modifiera pas les feuillets T4.
Reset All T4s: Régénérez vos feuillets T4 à partir des dossiers CDA de vos employés. Toute modification manuelle apportée aux feuillets sera supprimée si vous sélectionnez cette option.
Select T4s: Sélectionnez plusieurs employés pour effectuer d'autres actions.
G. Utilisez le menu ellipses à la fin de chaque ligne d'employé pour effectuer l'une ou l'autre des actions suivantes :
Voici les options qui s'offrent à vous :
View Full Slip: Afficher une version plein écran de la fiche de cet employé.
Edit Address: Modifier l'adresse de l'employé. Cette modification sera également répercutée sur le profil de l'employé.
Edit Exemption: Modifier les étiquettes d'exemption du RPC/RRQ, de l'AE ou du RQAP.s.
Exclude: Supprimez ce feuillet de vos dossiers. Cela ne supprimera aucune donnée dans le système pour cet employé, seulement le Feuillet.
Reset to Defaults: Régénérer uniquement ce feuillet à partir du CDA de l'employé.
Vue complete des fiches
Préférez-vous l'affichage de la fiche individuelle complète pour chaque employé ?
H. Utilisez la liste déroulante à côté de All Employee T4s des employés pour changer la vue.
Utilisez la liste déroulante des employés ou les barres de navigation droite/gauche pour passer à un autre employé.
I. Effectuez et enregistrez les modifications nécessaires.
Ajouter une fiche
L'ajout d'un feuillet pour un employé qui a payé au cours de l'année fiscale mais qui n'a jamais été ajouté à votre compte ne peut se faire qu'à partir de l'affichage complet des feuillets.
J. Cliquez sur l'ellipse en haut à droite de n'importe quel feuillet et sélectionnez Add New T4.
K. Remplissez toutes les cases au besoin et sauvegardez. Ce feuillet sera maintenant ajouté à votre Sommaire.
Pour compléter vos T4, naviguez vers Tous les T4 des employés à partir de vos options d'affichage.
L. Sélectionnez Approve Slips pour passer au sommaire de votre entreprise.
Case dentaire sur les T4
Dans le cadre des efforts continus visant à améliorer le Régime canadien de soins dentaires, l'admissibilité aux prestations dentaires doit être déclarée sur les feuillets T4. Il s'agit de la case 45 - Prestations dentaires offertes par l'employeur. Il s'agit d'une case obligatoire pour déclarer les prestations dentaires offertes par l'employeur.
Cette case doit être remplie pour tous les feuillets T4, ce qui reflète l'initiative du gouvernement visant à améliorer l'accessibilité aux soins dentaires.
Comment declarer :
La case 45 indique si l'employé ou l'un des membres de sa famille était admissible à une assurance dentaire offerte par l'employeur au 31 décembre de l'année d'imposition.
La déclaration dans cette case est essentielle pour se conformer aux nouvelles exigences du Régime canadien de soins dentaires.
Il est essentiel de remplir cette case avec exactitude, car elle a une incidence sur l'évaluation globale des prestations dentaires pour les employés.
Pour plus d'informations sur la nouvelle prestation dentaire nationale et sur la façon de remplir le formulaire avec PaymentEvolution, lisez ici.
Générer votre Sommarie T4
Une fois que vous avez rempli vos feuillets, la prochaine étape consiste à générer votre Sommaire de l'entreprise.
Inscrivez les renseignements demandés ci-dessous. Portez attention aux conseils de l'outil, car ils peuvent vous aider à trouver les renseignements dont vous avez besoin.
**Le total reçu par l'ARC peut être trouvé en ouvrant une session dans Mon dossier d'entreprise à l'ARC, en cliquant sur Paie et ensuite sur Soldes de comptes. Vous devrez saisir le montant que l'ARC a déclaré avoir reçu pour l'année fiscale, même si PaymentEvolution a effectué des versements en votre nom. Une fois saisi, le montant qui vous est dû sera calculé automatiquement.
Si vous avez un montant dû ou un remboursement dont vous n'êtes pas sûr qu'il soit correct, veuillez nous contacter avant de le soumettre à l'ARC. Notre équipe peut vous aider pour les raisons les plus courantes, ou un spécialiste de la paie peut être engagé (des frais s'appliquent) si vous avez besoin d'une enquête.
M. Cliquez sur Continue une fois que vous avez terminé.
Production des feuillets T4 et du sommaire
Après avoir rempli les feuillets et le résumé, vous devez les soumettre à l'ARC. Trois options s'offrent à vous.
Soumission automatique : Les déclarations sont envoyées à l'ARC en votre nom. Il s'agit de la façon la plus rapide et la plus facile de produire vos feuillets d'impôt auprès de l'ARC. Remarque : des frais de soumission s'appliquent.
Soumission en ligne : Téléchargez un fichier XML, connectez-vous à l'ARC et téléchargez vous-même les fichiers. Vous obtiendrez un numéro de confirmation après le téléchargement. Veuillez conserver ce numéro pour finalizer vos T4.
Soumission manuelle : Téléchargez un fichier PDF des feuillets et du sommaire pour les envoyer manuellement à l'ARC (c.-à-d. par la poste).
La règle des cinq feuillets
Si vous choisissez la soumission manuelle et que vous avez plus de cinq feuillets, l'ARC pourrait vous imposer une amende. Vous verrez ce message. Dans ce cas, nous recommandons la soumission automatique.
Une fois que vos T4 ont été soumis à l'ARC, publiez-les pour vous assurer que les employés y ont accès par l'entremise de PayChequer.
Conseil
Si vous avez produit les feuillets manuellement et que vous n'avez pas utilisé le service de soumission automatisée, vous aurez besoin de votre numéro de soumission de l'ARC afin de publier les feuillets T4 à l'intention de votre personnel. Vous trouverez votre numéro de confirmation en ouvrant une session dans Mon dossier d'Entreprise de l'ARC.
Allez à Paie dans le menu de gauche et sélectionnez le compte RP.
Dans la section Affichage, cliquez sur Afficher les détails de la declaration.
Faites défiler la page et vous verrez une liste des déclarations soumises. Notez le numéro de soumission de la déclaration dont vous avez besoin et indiquez-le sur vos feuillets de fin d'année à publier pour les employés.