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Liste de contrôle et actions de fin d'année  

 À l'approche de la fin de l'année, vous pouvez prendre quelques mesures pour que la transition vers la nouvelle année se fasse le plus facilement possible. En général, vous voudrez vérifier et vous assurer que vous avez payé correctement tous vos employés. Vous devez également vous assurer que vous disposez des coordonnées exactes de vos employés à des fins de déclaration fiscale. Se préparer pour la fin de l'année ne prend que quelques instants et vous fera gagner du temps dans la nouvelle année. Voici une liste de contrôle pratique que vous pouvez utiliser : 

 

Vérifier les rapports et faire le rapprochement 

  • Connectez-vous à votre compte et jetez un coup d'œil aux rapports cumulés depuis le début de l'année. Si vous avez modifié les salaires de votre personnel, ajouté/supprimé des avantages sociaux, etc., assurez-vous qu'ils sont enregistrés avec précision.  
  • Exportez vos données de paie vers votre système comptable. Assurez-vous que vous avez bien enregistré les déductions à la source, les paiements spéciaux aux employés, etc. 
  • Vérifiez les données relatives à vos employés - assurez-vous que les numéros d'assurance sociale, les montants TD1 et les données cumulées sont corrects. Nous vous recommandons vivement de donner à vos employés l'accès à PayChequer afin qu'ils puissent consulter leur propre historique de paie en ligne. Plus important encore, lorsque vous émettez des feuillets d'impôt T4 / RL1 - ils pourront les recevoir immédiatement et cela vous évitera d'avoir à les imprimer et à les distribuer.    
  • Informez les employés de tout solde de vacances non réglé afin qu'ils puissent prendre le temps nécessaire avant la fin de l'année. 

Dernier cycle de paie 

  • Une fois que vous avez rapproché vos cycles de paie pour l'année, vous pouvez effectuer toute correction ou modification sur votre cycle de paie final. Par exemple, si vous avez oublié d'inclure une commission ou une prime, assurez-vous qu'elle est enregistrée sur ce dernier cycle de paie. 
  • Après le dernier cycle de paie, fermez toutes les périodes de versement restantes.  
  • REMARQUE : la nouvelle année de paie devient automatiquement disponible lorsque vous traitez un cycle de paie dont la date de paiement se situe dans la nouvelle année. Vous n'avez pas besoin de fermer l'année - cela se fait automatiquement. 

Déclaration fiscale 

  • Après votre dernière paie, vous pouvez générer vos rapports T4, T4A et RL-1 pour l'année. Ces rapports sont généralement dus le dernier jour de février de la nouvelle année. 

Préparer la nouvelle année 

  • Le système reportera automatiquement tous les soldes de vacances non utilisés. Si la politique de votre entreprise est différente, vous devrez faire des ajustements.  
  • Reportez tout autre élément dont vous avez besoin : prêts, avances, saisies-arrêts, etc. 
  • Envoyez un avis à tous vos employés pour qu'ils soumettent un nouveau formulaire TD1 (provincial et fédéral), si nécessaire. Vous devrez conserver ces formulaires dans vos dossiers et modifier les profils individuels des employés pour tenir compte des nouvelles exemptions calculées sur leurs formulaires. 
  • Si vous avez modifié les avantages sociaux, les retenues ou les gains personnalisés de l'entreprise - les avantages sociaux/les retenues pour refléter les changements.  
  • Si vous n'avez pas souscrit au service de dépôt direct ePay, c'est le moment de le faire.