Vous avez donc décidé de fermer votre entreprise ou de la confier à un autre fournisseur de services de paie. Que ce soit une bonne ou une mauvaise chose, nous sommes désolés de vous voir nous quitter. Nous savons que vous avez beaucoup à faire pour terminer la comptabilité de votre entreprise. La création de vos T4 et de vos RE est donc très simple.
Création de relevés d'emploi
Lorsque vous fermez votre entreprise, vous êtes tenu de soumettre à Service Canada les RE de vos employés.
Si vous changez de fournisseur de paie, il est fortement recommandé de le faire. Vous devez sélectionner le motif du RE comme, changement de fournisseur de paie et Service Canada les stockera comme provisoires. Lorsque vous les embauchez dans votre nouveau système, entrez le jour suivant la dernière période de paie dans PayEvo (p. ex. la dernière période de paie se termine le 15 avril, vous embauchez dans le nouveau logiciel le 16 avril). En faisant cela avant de partir, si vous devez les licencier à l'avenir, vous pourrez facilement émettre un RE à partir de votre nouveau programme et Service Canada les combinera.
Pour licencier vos employés et créer des RE, suivez les étapes ICI.
Création de formulaires fiscaux
Vous n'aurez besoin de créer des T4/T4A/RL-1 que SI vous fermez votre entreprise. Si vous passez à un nouveau fournisseur de services, apportez les informations relatives à vos employés (YTD) à votre nouveau fournisseur et vous pourrez émettre des T4 à la fin de l'année.
Pour créer vos T4, allez à ACTIONS > YEAR END, sur la page REVIEW YTD, vérifiez que vous avez toutes les informations à jour. Ensuite, il suffit de cliquer sur CREATE/VIEW T4 etc. Vous pouvez effectuer toutes les étapes de la même manière qu'à la fin de l'année, et générer les feuillets pour les soumettre à l'ARC et/ou à Revenu Québec.
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez consulter ICI.
Rassembler vos documents
Une fois que vous aurez fermé votre compte, vos données seront archivées et vous ne pourrez plus y accéder facilement. Des frais peuvent s'appliquer pour le rouvrir. Veillez à prendre les rapports dont vous avez besoin avant de fermer le compte.
Nous vous recommandons vivement de télécharger les rapports suivants à partir de votre profil :
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ePay Direct Deposit - un historique de tous les mouvements d'argent de votre banque. Copiez et collez dans un document Word. Pensez à filtrer les remises au gouvernement (Remittances) et les frais (Fees) pour séparer ces éléments.
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T4/RL-1 de l'employé pour CHAQUE année fiscale où vous avez utilisé PaymentEvolution - feuillets d'impôt pour vos employés.
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Year to Date Summary et Year to Date Journal pour chaque année fiscale où vous aviez un compte. En haut à droite de votre écran, sélectionnez une année fiscale, puis allez dans chacun de ces rapports et cliquez sur Create New Report. Téléchargez le PDF. Répétez l'opération pour chaque année fiscale.
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Payrun History - historique complet de chaque cycle de paie effectué par année fiscale. Exécutez chaque année fiscale et téléchargez le PDF ou la feuille de calcul Excel.
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Billing- Vous trouverez cette information sous REPORTS>ACCOUNTING>BILLING. Elle détaillera tous les frais facturés sur votre compte bancaire et comprendra notre numéro de taxe.
Vous pouvez également télécharger / archiver d'autres rapports que vous utilisez régulièrement - ceux-ci sont accessibles dans le menu REPORTS.
Fermeture de votre compte
Une fois que vous avez rempli tous ces éléments, vous pouvez choisir de fermer ou non votre compte chez nous. Votre compte restera actif jusqu'à la date d'expiration (sur le plan Business) et jusqu'à 3 mois (plan vert), sauf si vous le fermez manuellement.
Pour fermer votre compte, allez dans SETTINGS > COMPANY PROFILE > ACCOUNT DETAILS et cliquez sur le bouton Close my Account. Une fois que vous aurez effectué cette opération, vous ne pourrez plus accéder au compte, mais les employés auront toujours accès à PayChequer pour l'historique. Cette opération est nécessaire pour le plan Business Plus afin d'arrêter toute facturation ultérieure.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans vos projets futurs et espérons vous revoir !