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Formulaires T4, T4A et RL-1

 
Vous pouvez utiliser le service Paie pour créer des formulaires fiscaux de fin d'année pour vos employés. Ce guide vous aidera à créer les documents et à les soumettre aux autorités fiscales compétentes. 

 
Avant de commencer  

  1. Passez en revue votre journal et votre résumé YTD avant de générer vos formulaires.  Vous les trouverez sous REPORTS > YTD.  Remplacez votre année de paie par l'année d'imposition pour laquelle vous voulez produire un rapport et cliquez sur Create New Report.  

  1. Ouvrez une session dans Mon dossier d'entreprise de l'ARC et Mon dossier d'entreprise du MRQ pour obtenir les montants reçus par l'ARC/MRQ pour les remises de paie pour l'année d'imposition.  

  1. Si vous n'avez pas l'habitude de produire le relevé 1, consultez cet article ICI pour vous aider à vous préparer. 

Création d'un T4 ou T4A 

Pour produire les documents fiscaux de fin d'année comme les feuillets T4, T4A et RL-1 pour vos employés, suivez ces instructions : 

  1. Connectez-vous à votre compte de paie. Sélectionnez ACTIONS dans le menu puis YEAR END 


  2. Vous verrez les étapes nécessaires pour générer ces formulaires fiscaux de fin d'année en haut de la page. En général, vous devez d'abord examiner les chiffres de votre paie depuis le début de l'année, générer (et soumettre) vos T4, T4A (le cas échéant) et RL-1 (le cas échéant). 

  3. Confirmez votre année de paie et examinez vos chiffres YTD.  Cliquez sur Create/View T4 (T4A).

  4. Suivez les étapes du côté gauche (elles apparaîtront au fur et à mesure)

  • Générer les feuillets T4/T4A  
  • Examinez et validez : faites les ajustements nécessaires, ajoutez les avantages ou les montants personnalisés dans les cases autres informations en bas, et utilisez la liste déroulante pour sélectionner un employé à visualiser.   Vous pouvez consulter le guide de l'ARC si vous entrez des numéros de case et des montants personnalisés.
  • VEUILLEZ NOTER : si vous devez ajouter manuellement un feuillet T4 - cliquez sur le bouton ADD T4, remplissez le formulaire manuellement et cliquez sur SAVE. 
  • Cliquez sur Generate T4 Summary (pour votre entreprise). Remplissez l'information demandée pour votre T4 Sommaire. 
    T4-summary.PNG 
  • Entrez le numéro d'assurance sociale du propriétaire de l'entreprise (le cas échéant).  

  • Inscrivez le montant total remis depuis le début de l'année à l'Agence du revenu du Canada (et prenez note du champ Amount owed/montant dû). Vous pouvez trouver ce montant dans le portail Mon entreprise sur le site Web de l'ARC ou vous devrez peut-être les appeler.  Il s'agit de votre confirmation de ce que l'ARC a déclaré avoir reçu.  

  • Cliquez sur SAVE

  1. Vos rapports T4 sont maintenant prêts à être soumis. Vous pouvez télécharger votre rapport en XML pour le soumettre par voie électronique (ce qui est préférable) ou imprimer les rapports pour les envoyer par la poste. 

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  1. Une fois que vous avez soumis à l'ARC, publiez les feuillets T4 sur le portail de vos employés à l'adresse https://PayChequer.com. Vos employés auront un accès complet en ligne aux feuillets T4 sans que vous ayez besoin de les imprimer et de les distribuer.
  2. Si vous avez des sous-traitants dans votre profil, vous verrez l'option de créer des feuillets T4A. Suivez le même processus pour créer la déclaration.  
  3. Si vous avez des employés basés au Québec dans votre profil, vous verrez l'option de créer des feuillets RL-1. Suivez le même processus pour créer la déclaration et voyez ci-dessous comment la soumettre à Revenu Québec. 

 

Soumission des T4, T4A et des résumés à l'ARC 

Soumission électronique T4/T4A  

  1. Pour envoyer vos rapports T4 par voie électronique, cliquez sur le lien DOWNLOAD XML pour télécharger le fichier nécessaire à la soumission électronique à l'ARC. 

  2. Rendez-vous maintenant sur le site de l'ARC et connectez-vous au portail Mon entreprise, accédez à la zone PAYROLL et tapez/cliquez sur Produire une déclaration :

  3. Sélectionnez Transfert de fichiers par Internet :

  4. Téléchargez votre fichier :

  5. Vous recevrez un avis de vérification du site de l'ARC :

 

Courrier T4/T4A 

  1. Téléchargez le format PDF de votre T4/T4A et sélectionnez-le pour le soumettre au gouvernement.

      

  2. Signez votre page de résumé 

  3. Envoyer par courrier à :
    Jonquière TC
    T4 Program
    Post Office Box 1300 LCD Jonquière
    Jonquière QC  G7S 0L5

 

  1.  

RL-1 

Soumission des formulaires et sommaires RL-1 à Revenu Québec 

  1. Produisez vos feuillets RL-1
    RL1-1.jpg

  2. Entrez les détails du résumé RL-1 de votre entreprise.  Utilisez ce guide ICI pour obtenir de l'aide sur le résumé RL-1.
    RL1-2.jpg

  3. Téléchargez le fichier XML RL-1 / PDF si vous soumettez les données directement à Revenu Québec.
    RL1-3.jpgAlternativement, si vous avez entré un numéro de soumissionnaire XML dans les détails de votre sommaire RL-1, vous pouvez soumettre directement en cliquant sur l'étape 5.  **REMARQUE : cette option ne permet de soumettre que les feuillets des employés, vous devez toujours soumettre le sommaire de votre entreprise à Revenu Québec.
    RL1-4.jpg

Submitting your RL-1 Slips and Summary
If you have not submitted directly through your payroll profile

  1. Visit the Revenu Québec site to transmit your RL-1 slips online. Tap 'Access Service':
    RL-1-RevQC.png
  2. Follow the on screen prompts to submit your XML file. You'll need your transmitter number and business identification number. If you do not have these, you can apply for them from the site directly.
  3. After you submit your slips electronically download the PDF file of the RL-1 Summary and mail this in to Revenu Quebec using the addresses HERE

PLEASE NOTE: In order to submit RL slips electronically, each business requires a transmitter number. This transmitter number may vary from year to year. You should receive this number directly from Revenu Quebec. 
Existing businesses who have submitted RL forms to Revenu Quebec in the past will also have received slip numbers. You will need your transmitter number and your slip number to submit your RL forms.
To obtain a transmitter number, please visit the Revenu Quebec site and submit an ED-430-V form. Revenu Quebec will then respond with your transmitter number.

 

Accessing T4, T4A, RL-1 reports after submitting 

Une fois que vous avez créé le T4 et d'autres rapports, vous pouvez toujours revenir sur REPORTS > YEARLY > TAX FILINGS pour afficher/imprimer/télécharger à nouveau le fichier PDF et XML.