L'exécution de cycles de paie rétroactifs est facile à réaliser avec PaymentEvolution. Que vous soyez un nouveau client cherchant à ajouter vos données récentes ou que vous cherchiez simplement à rattraper votre retard, ce guide vous fournira une marche à suivre pour effectuer des traitements rétroactifs dans votre compte.
Considérations
Il y a quelques éléments que vous devez prendre en compte avant d'effectuer une paie rétroactive.
Dépôt direct ePay
Si ePay est actif pour votre compte, vous devez d'abord vous assurer que le mode de paiement des employés est le chèque. En règle générale, les paiements rétroactifs recréent des paiements qui ont déjà été émis. Si vous réglez les paiements par chèque, vous éviterez qu'un paiement en double soit automatiquement émis.
Remises au gouvernement
La deuxième considération, liée à ePay, est de savoir si PaymentEvolution remet automatiquement vos retenues à la source. Si c'est le cas, l'exécution d'un cycle de paie rétroactif devient plus difficile. En effet, même pour les cycles de paie où les employés sont payés par chèque, les remises sont toujours débitées et payées en votre nom. Si cela s'applique à vous, n'hésitez pas à nous contacter et nous serons heureux de vous proposer des alternatives (des frais peuvent s'appliquer). Si nous ne faisons pas de remises pour vous, ce n'est pas un problème.
Traitement des cycles de paie rétroactifs
Un cycle de paie rétroactif est traité comme tout autre cycle de paie. Commencez simplement par aller à RUN PAYROLL. Assurez-vous d'entrer les dates de cycle correctes, car le système utilisera probablement par défaut des dates plus récentes. Si les paiements pour ce cycle ont déjà été émis pour les employés et qu'il suffit d'enregistrer le cycle (vous les définirez donc comme des chèques), assurez-vous d'entrer la date à laquelle ils ont reçu les paiements. S'ils n'ont pas encore été payés, vous devrez définir une date de paiement plus récente, mais les dates de cycle resteront les mêmes. Comme cela fait partie de votre cycle régulier, veillez à sélectionner REGULAR (Régulier) plutôt que SPECIAL (Spécial).
À partir de là, continuez à exécuter la paie normalement - approuvez vos employés et vérifiez-les dans l'onglet REVIEW pour vous assurer que les montants sont corrects. Si vous les avez déjà payés, assurez-vous que la nouvelle paie correspond exactement à ce que vous avez payé. La dernière étape de l'onglet PAYMENTS consiste à s'assurer que vos employés sont tous réglés par chèque si vous les avez déjà payés. Si vous n'avez pas configuré ePay, cette option sera définie par défaut, mais vérifiez-la toujours avant de finaliser (*indice : vérifiez toujours que vous disposez d'une deuxième page d'employés ou développez les enregistrements par page pour vous assurer que tous les employés sont correctement définis).
Une fois que tout est prêt, cliquez sur FINISH pour terminer l'exécution.