Le rapport du General Ledger (Grand livre) est celui qui est envoyé à votre logiciel de comptabilité chaque fois que vous fermez la période. Si vous utilisez un programme tel que Sage, Quickbooks, Xero ou autres, et que vous ne l'avez pas connecté à PaymentEvolution, veuillez consulter notre guide Add-Ons pour commencer. Si vous n'utilisez pas de programme de comptabilité, ou si vous en utilisez un qui n'est pas compatible avec PaymentEvolution, vous pouvez quand même utiliser ce rapport pour le fournir à votre comptable ou pour l'enregistrer manuellement dans votre programme de comptabilité.
Ce rapport est créé à la fermeture de la période, ce qui peut être fait soit en allant dans Actions > End of Period, soit si vous recevez un rappel comme celui qui suit lorsque vous commencez un nouveau cycle de paie :
Pour plus d'informations sur la fermeture de votre période de remise, veuillez consulter notre guide, Quand dois-je fermer ma période de remise ?
Le rapport sur le grand livre extrait des informations en fonction des codes de coûts du grand livre général que vous avez configurés pour chaque règle et chaque employé. Comme il n'est créé que lors de la fermeture de la période, il contient les données de tous les cycles de paie finalisés depuis la dernière fermeture de la période. Ainsi, si vous fermez la période une fois par mois, votre grand livre fera état de tous les cycles de paie effectués pendant cette période.
1 - Created (créé) - il s'agit de la date à laquelle le rapport a été créé, ce qui correspond également à la date de la dernière fermeture de la période.
2 - View/Download (afficher/télécharger) - sur le plan Business ou supérieur, vous aurez la possibilité d'exporter le rapport au format PDF ou excel. Sinon, vous pourrez toujours le voir, en cliquant sur l'icône View et en faisant défiler les pages jusqu'au bas de la page.
3 - Send (cloud) - utilisez ce bouton d'un nuage pour envoyer manuellement un rapport GL à votre programme de comptabilité intégré.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir les différents types de champs que vous verrez sur vos propres rapports GL. A gauche, vous avez le numéro de compte de coûts attribué dans PaymentEvolution (il peut être différent de celui de votre programme de comptabilité - ce n'est pas un problème tant qu'ils sont mis en correspondance), ainsi que le nom du compte pour fournir une brève description de ce qu'il contient. A droite, vous avez les montants de débit et de crédit correspondants, avec le total en bas.
*Remarque : les chiffres de ce rapport ne seront pas exactement les mêmes que ceux de votre paie. Le grand livre est un rapport comptable spécifique qui consulte plusieurs comptes par élément (par exemple, les vacances accumulées puis payées sont consultées 6 fois dans le grand livre). Cela crée une piste de vérification complète des débits et des crédits pour vos livres comptables et c'est correct.