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L'exécution de la paie est un processus simple en 9 étapes dans PaymentEvolution.  Chaque étape du processus vous permet de valider et de confirmer les données que vous avez saisies. Si vous devez vous arrêter au milieu d'un cycle de paie - pas de problème - nous sauvegardons tout votre travail et vous permettons de revenir plus tard pour terminer le processus. 
Tout d'abord, assurez-vous que vous avez défini les paramètres de votre entreprise et ajouté vos employés.  

Pour exécuter votre paie, suivez ces 9 étapes simples ; 

  1. Cliquez sur RUN PAYROLL dans le menu.
     

    Conseil: si nous vous demandons s'il s'agit d'une nouvelle période de versement (remittance period).  Si la date de paie pour le cycle de paie que vous êtes sur le point d'effectuer tombe dans votre prochaine période, ou si vous préférez avoir des rapports pour CHAQUE cycle de paie, vous devez cliquer sur YES.  

    Le menu des étapes de la paie apparaîtra avec chaque section s'ouvrant lorsqu'elle est disponible


  2. SÉLECTIONNEZ LE CYCLE DE PAIE / SELECT PAY CYCLE

    Entrez la date de paiement de l'employé 
    Choisissez le type de paie - en fonction de votre plan, vous pouvez voir: 
           - Regular- il s'agit de votre période d'exécution normale de la paie. 
           - Special- il s'agit d'ajouter des éléments supplémentaires pour un employé déjà traité lors d'une exécution normale. 
           - Manual- cette option est disponible sur certains plans pour permettre un paiement négatif de la saisie des données. 

Choisissez le cycle de paie (fréquence) pour ce cycle de paie. 

Entrez les dates de début et de fin pour les dates de travail de ce cycle de paie. 
Cliquez Submit



  
  1. IMPORTER / IMPORT 

    Les plans sélectionnés auront accès à un téléchargement de feuilles de temps CSV pour les employés.  

    Choisissez le fichier CSV que vous avez enregistré et cliquez sur OK.



    Pour plus d'informations sur les importations CSV, voir ICI
    Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur les plans qui offrent cette option. 

     
  2. SALAIRES / SALARIES
    La liste de vos employés salariés s'affiche ensuite. Nous allons pré-remplir le nombre d'heures, leur taux de rémunération et le montant total des gains pour vous. Vous pouvez apporter des modifications si nécessaire.   Approuvez les heures régulières en cochant la case à gauche du nom de l'employé et cliquez sur APPROVE en haut de la page.
  
Vous pouvez également ajouter d'autres revenus en cliquant sur l'icône appropriée à côté du nom de l'employé.

  
  1. FEUILLES DE TEMPS / TIMESHEETS 
    Les employés dont le salaire est basé sur le temps (c'est-à-dire payé à l'heure) seront affichés sur cet écran. Si vous êtes en mode Bulk/groupé (sous SETTINGS>PAYROLL OPTIONS), entrez les heures pour toute la période.  Si vous êtes en mode Daily/quotidien, nous pré-remplirons les heures pour vous en nous basant sur le nombre moyen d'heures par semaine des employés dans leur profil d'employé.  Pour effacer toutes les heures, cliquez sur l'icône « effacer ». 
  
Si vous n'avez pas défini vos préférences en matière de feuilles de temps dans les Payroll Options, vous pouvez passer de la méthode quotidienne (Daily) à la méthode groupé (Bulk) en cliquant sur l'icône BULK/DAILY.

Si vous êtes intégré à l'un de nos partenaires pour les feuilles de temps (Freshbooks ou T-Sheets), vous pouvez importer vos heures en cliquant sur l'icône IMPORT.

Après avoir saisi les heures, sélectionnez les employés que vous souhaitez approuver pour la paie en cochant la case à gauche du nom de l'employé et cliquez sur APPROVE en haut.

Vous pouvez également ajouter d'autres revenus en cliquant sur l'icône appropriée à côté du nom de l'employé.
  1. CALCULER / CALCULATE 
    Une fois que vous avez terminé de saisir les salaires, les heures et les autres gains, cliquez sur CALCULATE. On vous demandera de choisir entre le calcul par défaut du système et un calcul personnalisé. Pour la plupart des cycles de paie, le système par défaut est approprié. Si vous souhaitez activer ou désactiver des règles spécifiques pour ce seul cycle de paie, utilisez l'option personnalisée. 
Conseil : Si vous avez des avantages ou des déductions appliqués à vos employés et que vous effectuez un cycle spécial, vous utiliserez généralement des calculs personnalisés pour les désactiver.  La paie de l'employé les aura déjà ajoutés/soustraits dans son cycle de paie normal. 
  1. VERIFIER / REVIEW  
    Une fois les calculs soient terminés, vous pourrez visualiser les résultats par employé. En utilisant le menu déroulant, vous pourrez visualiser la fiche de paie d'un employé. 
  
Utilisez le bouton VIEW JOURNAL pour télécharger un PDF de tous les employés de ce cycle de paie.

Conseil : nous vous recommandons de revoir tous les montants des employés avant de terminer votre cycle de paie.  Vous pouvez revenir en arrière à n'importe quelle étape, règle de paie ou employé pour faire des changements.  Si vous apportez des modifications en dehors du cycle de paie, vous devez refaire le calcul pour que les nouvelles informations soient prises en compte.  

*Remarque : les changements apportés au taux de rémunération d'un employé ne modifieront PAS une ligne approuvée dans les salaires/feuilles de temps.  Mettez plutôt à jour le taux de la ligne dans le cycle de paie (après avoir mis à jour l'employé) et cliquez sur SAVE. 

  1. PAIEMENTS / PAYMENTS 

    Ici, vous pouvez traiter les paiements de vos employés. Si vous traitez des paiements électroniques, le système les traitera pour vous. Si vous payez par chèque, le système produira un rapport de chèque que vous pourrez utiliser pour imprimer des chèques sur du papier à chèques préimprimé.  

    Choisissez votre source de financement (Funding Source), confirmez les dates de paiement et changez le type de paiement des employés (dépôt direct/chèque) au besoin.


    Vérifiez vos montants finaux et saisissez votre code PIN (disponible sur les plans payants) ou activez-le si vous le souhaitez.

  2. Cliquez Finish this payrun 

Lorsque vous utilisez ePay, l'écran d'autorisation est l'écran le plus important de votre cycle de paie.  Il vous indique la date de paiement de l'employé, le mode de financement du cycle de paie, le montant qui sera débité/attendu, la date de débit/attendue et les informations bancaires.  Si l'une de ces informations n'est pas exacte, cliquez sur Go Back (Retour).  Si tout semble correct, cliquez sur Yes, Authorize.

Jusqu'ici, vous pouvez revenir en arrière à n'importe quel moment du processus de paie et faire des ajustements si nécessaire. Après avoir cliqué sur Yes, Authorize, le cycle de paie est validé et ne peut plus être modifié.


SOMMAIRE / SUMMARY

Vous verrez alors un résumé de votre cycle de paie et des employés que vous avez payés.

C'est tout ! Vous avez traité votre paie.   

Si vous voulez voir tout cela en action - voici une vidéo de présentation (*anglais).

  

 
 
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