Avant de pouvoir traiter votre première paie, vous devez ajouter vos employés. Si vous avez déjà ajouté des employés et que vous souhaitez savoir comment les modifier, passez directement à la section Modifier un employé.  

Pour démarrer, suivez les étapes ci-dessous : 

1. Connectez-vous à votre compte. Si c’est la première fois vous avez accédé à votre compte, vous recevrez une notification d’ajouter vos employés :
   
    
   (Vous n’avez pas des employés. Aimeriez-vous ajouter un employé maintenant ?) 
    
2. Si vous n’avez pas reçu cette notification parce que vous avez évité cette étape, ou si vous aimeriez ajouter un autre employé, cliquez sur EMPLOYEES dans le menu principal, puis, choisissez + Add Employee :
   
   *Si vous avez un type de plan avec une capacité de téléchargement CSV, vous verrez également une option d'importation (Import).
   

   **Pour savoir comment ajouter ce service à votre plan, veuillez contacter support@paymentevolution.com  

   ***Les instructions du CSV se trouvent ICI

   
    
3. Vous pouvez maintenant ajouter les détails de votre employé. Dans l'onglet Personal Information (informations personnelles), entrez le nom de l'employé et d'autres détails. Assurez-vous d'enregistrer le bon numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé à des fins de déclaration fiscale. Attribuez un courriel personnel à l'employé, plutôt qu'un courriel d'entreprise, et envoyez par courriel les informations de connexion à votre employé afin qu'il puisse consulter son historique de paie en ligne sur PayChequer.com : 
   
   

   4. Sous l’onglet Payroll Details and Rules entrez ; 

   • Province d'emploi - Si vous n'êtes pas certain de la province d'emploi dans laquelle vous devez placer votre employé, veuillez consulter ICI *Notez que cette province peut être différente de celle où vit l'employé. 

   • Si l'employé est salarié ou à temps partiel 

   • Les informations salariales de l'individu (taux de rémunération, unité de taux de rémunération, rémunération par an et heures standard par semaine) 

   • Tout montant de vacances dû à l'employé et l'accumulation ou la libération automatique des vacances. 

   • L'employé devrait vous avoir fourni un formulaire TD1 rempli. Inscrivez ces chiffres sous Tax Details (Détails de l'impôt) 

   • Attribuez à l'employé un GL pour regrouper les salaires de vos employés par département.
     
     
      

5. Ajoutez tous les avantages/déductions que vous appliquerez aux paiements de vos employés.  Pour plus de détails sur les avantages/déductions personnalisés, voir ICI LINK 

6. Si vous migrez votre paie d'un autre système ou si vous convertissez des calculs manuels, allez à l'onglet Financial YTD pour entrer les informations historiques pour l'employé. Ceci est important pour s'assurer que les déductions correctes sont effectuées pour l'employé :   

Conseil : Si votre ancien fournisseur ne séparait pas les impôts fédéral et provincial, veuillez inscrire toutes les données dans la case Impôt fédéral.    

Conseil : Envisagez de demander à votre ancien système de paie d'envoyer un RE provisoire en cas de " changement de fournisseur de paie " afin que l'historique de l'AE reste à jour auprès de Service Canada.  

Conseil : Une fois que vous avez entré les données du cumul annuel pour tous vos employés, allez à REPORTS > YTD SUMMARY.  Cliquez sur Create New Report ce qui créera un journal de vérification des données que vous avez saisies pour une référence facile en cas de questions à l'avenir.

Prochaines étapes 

Maintenant que vous avez ajouté vos employés, vous pouvez passer à la dernière étape du processus de mise en place : les modules complémentaires et les intégrations. Si vous utilisez un programme de comptabilité ou de gestion du temps tel que Quickbooks, Xero, Sage, Kashoo ou Freshbooks, veuillez consulter notre guide des modules complémentaires pour connecter votre compte.  

*Si vous n'avez pas de programme de comptabilité à intégrer, vous êtes maintenant prêt à traiter la paie ou à retourner à notre guide de démarrage simplifié. 

Modifier un employé  

Pour modifier un employé, procédez comme suit ;