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Vous constaterez que l'ARC désapprouve la pratique consistant à donner une avance à un employé sans appliquer les taxes appropriées. En fait, dans son Guide de l'employeur – Les retenues sur la paie et les versements, elle fait référence aux avances au chapitre 6 et déclare ce qui suit :  

Si vous versez une partie du salaire de votre employé avant le jour de paie habituel, vous devez déduire le Régime de pensions du Canada (RPC), l'assurance-emploi (AE) et l'impôt sur le revenu du total de l'avance. 

 
En outre, chaque province a ses propres normes d'emploi qui peuvent affecter votre capacité à fournir des avances à un employé.  

Néanmoins, vous pouvez suivre les avances dans notre service - bien que vous deviez consulter l'ARC, un fiscaliste ou un comptable pour voir comment cela peut affecter votre entreprise. 

 

Scénario 1 : Je veux verser une avance à un employé après impôt. 


Pour ajouter une avance au cycle de paie d'un employé, vous pouvez ajouter ce type de gain pendant le cycle de paie normal. Voici comment procéder : 

  1. RUN PAYROLL > **Utilisez une exécution spéciale pour cette exécution hors cycle, mais utilisez les mêmes dates de travail que pour votre exécution régulière de la paye. 

  1. Sur la page Salaries (Salaires) ou Timesheets (Feuilles de temps), cliquez sur le bouton "Ajouter autre" à côté de l'employé pour lequel vous souhaitez fournir une avance. 

  1. Dans le pop-up, sélectionnez Earnings Advances et saisissez le montant total de l'avance. Cliquez sur le bouton Add and Submit pour l'appliquer à votre cycle de paie.

  1. Répétez l'opération pour tout employé supplémentaire 

  1. Dans l'étape de calcul, choisissez d'utiliser les calculs personnalisés pour désactiver tous les autres avantages et déductions que vous avez pu configurer pour ces employés. 

La fiche de paie de votre employé indiquera l’avance et il recevra le salaire anticipé après impôts. 

 
Lorsque vous êtes prêt à récupérer l'avance, voici comment procéder : 

  1. RUN PAYROLL 

  1. Approuver d'abord les heures normales 

  1. Cliquez sur +ADD à côté de l'employé dont vous souhaitez récupérer l'avance. 

  1. Dans le pop-up, sélectionnez Earnings Advances et saisissez le montant que vous récupérez sous la forme d'un montant négatif. Cliquez sur Add and Submit si vous n'avez pas d'autres gains à ajouter. 

  2. Répétez l'opération pour tous les autres employés et traitez votre cycle de paie comme d'habitude. 

Les salaires de vos employés seront réduits en conséquence et la ligne « Earnings Advance » débitera le montant que vous récupérez. Ils ont déjà payé des impôts sur ce montant et ne les paieront pas à nouveau.  Sur leur fiche de paie, ils verront un montant négatif dans le champ « Earnings Advances » et le cumul annuel sera de 0,00 si toutes les avances ont été récupérées. 

 

Scénario 2 : j'ai déjà versé une avance à un employé et j'ai oublié de déduire les taxes.  

 
Selon l'ARC, il ne s'agit pas d'une méthode de gestion de la paie reconnue et l'ARC peut imposer des pénalités. Nous vous recommandons donc de consulter un conseiller fiscal sur les conséquences d'une avance sans déduction des impôts.  

Bien que nous souhaitions que vous vous conformiez entièrement aux règles de l'ARC, nous savons qu'il n'en est pas toujours ainsi.  Dans ce cas, nous voulons au moins que vos registres soient corrects, alors voici comment procéder : 

Créez une nouvelle règle de gain sous SETTINGS>PAY RULES>EARNINGS appelée Avance - Sans Taxe (ou quelque chose comme ça), activez-la et faites en sorte qu'elle ne soit PAS soumise aux impôts.  Exécutez une paie SPÉCIALE pour enregistrer ce paiement. 

  1. RUN PAYROLL > **Utilisez une exécution spéciale pour cette exécution hors cycle, mais utilisez les mêmes dates de travail que pour votre exécution régulière de la paye. 

  1. Sur la page Salaries (Salaires) ou Timesheets (Feuilles de temps), cliquez sur le bouton "Ajouter autre" à côté de l'employé pour lequel vous souhaitez fournir une avance. 

  1. Dans le pop-up, sélectionnez nouvelle règle et saisissez le montant total de l'avance. Cliquez sur le bouton Add and Submit pour l'appliquer à votre cycle de paie.

  2. Répétez l'opération pour tout employé supplémentaire 

  3. Dans l'étape de calcul, choisissez d'utiliser les calculs personnalisés pour désactiver tous les autres avantages et déductions que vous avez pu configurer pour ces employés. 

  4. Si vous avez déjà payé cet employé, réglez-le par chèque dans l'étape PAIEMENTS pour éviter de devoir le payer à nouveau si vous utilisez nos services ePay. 
     

Lorsque vous êtes prêt à récupérer l'avance, voici comment procéder : 

  1. RUN PAYROLL 

  1. Approuver d'abord les heures normales 

  1. Cliquez sur +ADD à côté de l'employé dont vous souhaitez récupérer l'avance. 

  1. Dans le pop-up, sélectionnez votre nouvelle règle et saisissez le montant que vous récupérez sous la forme d'un montant négatif. Cliquez sur Add and Submit si vous n'avez pas d'autres gains à ajouter.  

  2. Répétez l'opération pour tous les autres employés et traitez votre cycle de paie comme d'habitude. 

 

Les salaires de vos employés seront réduits en conséquence et la ligne de votre nouvelle règle débitera le montant que vous récupérez. Ils n'ont pas payé d'impôts sur ce montant et les paieront lors de ce cycle de paie.  Sur leur fiche de paie, ils verront un montant négatif dans le champ de la règle et le cumul annuel sera de 0,00 si toutes les avances ont été récupérées.