Si vous souhaitez modifier la fréquence de paie de votre personnel ou faire passer votre personnel d'une fréquence à une autre, veuillez noter ce qui suit :
Ne modifiez pas la fréquence de paie avant d'avoir lu et compris cet article.
Modification de la fréquence de la paie
Ce changement nécessite une bonne compréhension de vos cotisations au RPC (en particulier l'exonération des cotisations au RPC) ainsi que l'émission de RE pour tous les employés. Nous ne recommandons pas de modifier la fréquence pour ces raisons.
Exemption excédentaire ou insuffisante au titre du RPC/RRQ
Si vous voulez modifier les fréquences de paie en cours d'année, un employé pourrait recevoir plus ou moins que l'exemption de 3 500 $ par année qui lui est accordée. Dans un cas comme dans l'autre, vous pourriez vous retrouver avec un rapport de l'ARC/MRQ à la fin de l'année pour des paiements en trop ou en moins, ce qui pourrait entraîner des amendes ou des intérêts. Si vous décidez de modifier la fréquence de la paie, nous vous recommandons fortement de le faire entre deux années de paie. Cela atténuera le problème du RPC/RRQ. Si vous insistez pour le faire au milieu de l'année, assurez-vous que votre comptable examine les montants du RPC/RRQ avant ou pendant le dernier cycle de paie de l'année et vous pourrez alors faire les ajustements nécessaires pour tenter de résoudre tout paiement excédentaire ou insuffisant avant la fin de l'année.
Terminer et émettre des RE pour tous les employés
Avant de modifier votre fréquence de paie dans le programme, Service Canada exige que vous émettiez des RE pour tous les employés que vous souhaitez modifier.
Pourquoi dois-je émettre un RE ? Consultez l'article de Service Canada ici et notez la section Lorsque le type de période de paie change sous la section, Quand dois-je émettre un RE ?
Comment puis-je émettre un RE ? Suivez cet article sur la façon d'émettre un RE dans le système. Dans ce cas, votre motif de cessation d'emploi est le code K- Autre. Veuillez alors entrer manuellement, Changement de type de période de paie dans le bloc 18 de chaque RE.
Démarrage de la nouvelle fréquence de paie
Une fois que vous avez émis les RE et que vous les avez envoyés pour chaque employé, vous pouvez maintenant réembaucher (REHIRE) tous les employés avec une nouvelle date d'embauche (habituellement le jour suivant la date de cessation d'emploi sur le RE que vous venez de créer). Ceci commencera une nouvelle période d'historique d'AE pour chaque employé sur la nouvelle fréquence de paie. Cliquez sur les ellipses (...) à l'extrémité de la ligne de l'employé dans le tableau de bord de désengagement. Sélectionnez Re-hire.
Entrez la date de la nouvelle embauche (habituellement le jour suivant la date de cessation d'emploi sur le RE que vous venez de créer) et notez que l'historique de l'AE de l'employé sera effacé parce que Service Canada possède ses renseignements. Cliquez sur Re-hire.
Pour chaque employé, allez dans PROFILE>PAYROLL>PAYMENT STRUCTURE et cliquez sur Pays/Year et changez les PAYS PER YEAR.
*Un avertissement apparaîtra pour vous rappeler les informations ci-dessus.
Ensuite, allez à COMPANY SETTINGS>PAYROLL OPTIONS et changez le nombre de paies par année (Number of Pays Per Year). Ainsi, tous les nouveaux employés adopteront par défaut la nouvelle fréquence.
IMPORTANT : N'oubliez pas que si vous avez effectué cette opération en cours d'année (encore une fois, nous vous recommandons fortement de ne pas le faire), vous devrez demander à votre comptable ou à votre teneur de livres de vérifier les montants avant de terminer votre dernière paie de l'année pour vous assurer que vous ne payez pas trop ou pas assez de RPC/RRQ en raison de la modification des montants d'exemption.